Өмнөх нийтлэлдээ KPI-г байгууллагууд шийдвэр гарах, зөв удирдан чиглүүлэх, асуудал үүсэхээс урьдчилан сэргийлэх, зорилгодоо хүрэх, суралцахад ашигладаг гэж дурдсан билээ. Энэ талаар дэлгэрэнгүй тайлбар өгье.
- KPI-д үндэслэж шийдвэр гаргах: Менежментийн уламжлалт арга барилд аливаа тоон мэдээллийг тайлан мэдээ өгөхөд ашигладаг байсан. Харин сүүлийн жилүүдэд олон улсын байгууллагууд гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтүүд буюу чухал тоон мэдээллүүддээ тулгуурлан, илүү оновчтой шийдвэр гаргахыг зорих болсон. Жишээлбэл, хэдэн үйлчлүүлэгч манай байгууллагаар үйлчлүүлдэг вэ? манай борлуулалтын орлого өсч байна уу? ямар бүтээгдэхүүн үйлчилгээ илүү их ашиг авчирч байна вэ? Ажилтнуудын маань гүйцэтгэл ямар байна вэ? тэд ажиллахдаа сэтгэл хангалуун байна уу? гэх мэтчилэн бизнест чухал нөлөөтэй асуултуудад хэн нэгний үзэл бодлоор биш бодит тоон үзүүлэлтээр хариулж, үр дүнг үнэлж, дүгнэн, бизнесийн чухал шийдвэрүүдээ гаргах болсон.
- KPI-д үндэслэж зөв удирдан чиглүүлэх: “Өндөр бүтээмжтэй хүний 7 дадал” номонд хүн өндөр бүтээмжтэй ажиллахын тулд юунд хүрэхийг хүсч байгаагаа эхлээд сайтар тодорхойлж, төлөвлөсөн байхыг зөвлөсөн байсан. Гэтэл бодит амьдрал дээр байгууллагын ажилтнууд өөр өөр үзэл бодол, мэдлэг ур чадвар, туршлагатай хүмүүсээс бүрдсэн байдаг. Улмаар өөрсдийн үзэл бодол, мэдлэг ур чадвар, ажил амьдралын туршлагадаа тулгуурлаж, харилцан адилгүй үр дүнг төсөөлж, харилцан адилгүй гүйцэтгэлтэй ажилладаг. Тэгвэл тэднийг нэг чиглэлд оруулж, нэгтгэхэд KPI тусалдаг байна. Учир нь ажлын гүйцэтгэлийг хэмжиж, тоон үзүүлэлтүүдээр төлөвлөж, тайлагнах үед ажилтнуудын хүчин чармайлт, анхаарал нь хэмжиж буй үзүүлэлт рүү чиглэдэг.
- KPI-г тогтмол хэмжиж тайлагнаснаар асуудал хурцадахаас урьдчилан сэргийлэх. Гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтүүдээ тогтмол хэмжснээр тухайн гүйцэтгэл сайжирч байна уу эсвэл муудаж байна уу гэдгийг мэдэх боломжтой. Гүйцэтгэл муудаж байгааг мэдвэл асуудал хурцадахаас өмнө урьдчилан гүйцэтгэлийг сайжруулахад чиглэсэн ажлууд хийж болно. Тухайлбал, даралт өндөртэй хүмүүс өөрсдийн даралтаа өдөр тутам үздэг. Хэрэв даралт нь өндөр байвал даралтны эм ууж, цус харвахаас урьдчилан сэргийлдэг. Үүнтэй адил, байгууллагууд KPI-уудаа тогтмол хэмжиж, тайлагнаснаар үйл ажиллагааны доголдол үүсэхээс урьдчилан сэргийлэх боломжтой юм.
- KPI-г зорилгодоо хүрэхэд ашиглах: Олон улсад байгууллагууд эрхэм зорилго, урт хугацааны алсын хараа, стратегийн зорилго руугаа тэмүүлэхдээ, тодорхой KPI-уудыг ашигладаг. Тухайлбал, дэлхийн шилдэг машин үйлдвэрлэгч Toyota компани өөрсдийн гол өрсөлдөх чадавхиа “Бид зах зээл дээр хамгийн хямд үнээр, хамгийн чанартай машин үйлдвэрлэж өрсөлдөнө” гэж тодорхойлсон байдаг. Тэд хамгийн хямд үнээр машин үйлдвэрлэх гэсэн зорилгодоо хүрэхийн тулд машин үйлдвэрлэхэд гардаг зардлуудаа хэмжиж, хамгийн чанартай машин үйлдвэрлэхийн тулд аливаа процессын үе шат бүрт чанарын хяналт тавьж, алдаа доголдлыг хэмжих болсон. Товчхондоо, Зардал, Алдаа доголдлын хувь гэсэн KPI-ууд нь Toyota компанийн чухал KPI-уудын тоонд багтдаг байсан. Тoyota компани нь ингэж гүйцэтгэлээ тогтмол хэмжиж, тайлагнаж, мөн зорилтот үр дүндээ чиглэсэн lean 6 sigma, 5S, kaizen гэх мэт олон олон аргачлалуудыг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлж, амжилтанд хүрсэн байдаг.
- KPI-г ашиглаж суралцах: “Өнөө үед суралцагч байгууллагууд илүү амжилтанд хүрнээ” гээд л нилээд хэдэн удаа лекц сонсож, ном сэтгүүлээс уншиж байсан юм байна. Тэгвэл суралцагч байгууллага болохын тулд юу хийх хэрэгтэй юм бэ? Гадаад, дотоод сургалтуудыг тасралтгүй зохион байгуулаад, ажилтнуудаа сургалтанд хамруулаад байвал “суралцагч байгууллага” болох уу?… Байгууллагууд KPI-н зорилтондоо хүрэхийн тулд түүнд чиглэсэн үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг тодорхой хугацаанд хэрэгжүүлдэг. Үүний дараа KPI-аа хэмжихэд тухайн KPI зорилтод тоон үзүүлэлтэд хүрсэн ч байж болно эсвэл хүрээгүй ч байж болно. Зорилтод үр дүндээ хүрээгүй байлаа гэж бодоход заавал хэн нэг ажилтантай хариуцлага тооцож, сахилгын шийтгэл ногдуулж, арга хэмжээ авах нь чухал биш юм. Хамгийн гол нь эндээс хийсэн ажлынхаа үр дүнг дүгнэж, түүнээсээ суралцаад, дараа дараагийн алхмуудаа сайжруулах замаар тасралтгүй өсч хөгждөг байгууллагыг суралцагч байгууллага гэдэг.
Хэрэв та KPI-тай холбоотой дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах, мөн хүний нөөцийн менежментийн бусад шилдэг аргачлалуудад суралцахыг хүсвэл манай сургалтад бүртгүүлээрэй.