KPI, гүйцэтгэлийн үнэлгээ хоорондын уялдаа холбооны талаар ярихын тулд юуны өмнө энэ хоёр ойлголтын нарийн ялгааг мэдэх шаардлагатай болдог.

• Гүйцэтгэлийн үнэлгээ нь “ажилтны гүйцэтгэлийг” сайжруулах зорилготой.

• KPI нь “ажлын гүйцэтгэлийг” сайжруулах зорилготой. 

Иймдээ ч энэ хоёр ойлголт нэг ижил зүйл мэт, ялангуяа, KPI нь гүйцэтгэлийн үнэлгээний арга мэт ихэнх тохиолдолд андуурагддаг. Дэлхий дээрхи нийт байгууллагуудын зөвхөн 8% нь KPI-г үндсэн зориулалтаар нь ашиглаж чаддаг гэсэн судалгаа ч байдаг байна. Тэгэхээр энэ удаагийн нийтлэлээрээ энэ хоёр ухагдахууны хоорондын ялгааг тайлбарлах гэж оролдъё. 

Юуны өмнө KPI гэдэг бол “түлхүүр” гүйцэтгэлийн хэмжүүр үзүүлэлт гэсэн утгатай гэдгийг сануулья. Бодит практик дээр зарим мэргэжилтнүүд KPI гэсэн нэр томьёог сонсонгуутаа “гүйцэтгэлийн үнэлгээ” гэж андуурдгаас үл ойлголцол их гардаг. 

KPI-ийг хэмжих явцад “Энэ ажлын үр дүн сайжирч байна уу, буурч байна уу?” ажлын үр дүнд юу нөлөөлж байна вэ? гэсэн асуултанд хариулахад чиглэдэг. Харин гүйцэтгэлийн үнэлгээ нь “Энэ ажилтан ямар ажилласан бэ?” гэсэн асуултад чиглэсэн байдаг. 

Ингэж хэлэхээр, зарим мэргэжилтнүүд ажлыг хүн л хийдэг, тэгэхээр ажлын үр дүн ямар байгаагаар хариуцсан ажилтны сайн/муу ажилласан гэдгийг тодорхойлдог, иймээс энэ хоёр ухагдахуун эцсийн дүндээ нэг ойлголт гэж үздэг. 

Зарим байгууллагын туршлагаас харахад, KPI тодорхойлохын тулд удирдлага, хүний нөөцийн менежерүүд ажилтан руу төвлөрч, энэ ажилтныг ямар тоон үзүүлэлтээр үнэлж, хянаж болох вэ? гэж боддог. Ингээд KPI, гүйцэтгэлийн үнэлгээ хоёрыг нэг ижил зүйл мэт ойлгодог. Ийм сэтгэлгээгээр KPI-г тодорхойлох боломжгүй. 

(Энэ сэтгэлгээнээс татгалзах аргачлалыг бид сургалтын явцдаа нарийвчлан заадаг болно)

Гүйцэтгэлийн үнэлгээ, KPI хоёрын нарийн ялгааг ойлгохын тулд процессын сэтгэлгээтэй байх хэрэгтэй. Байгууллагын тухайн нэг зорилгын үр дүн ихэвчлэн хэд хэдэн төрлийн дэд ажлуудаас хамаардаг. Өөрөөр хэлбэл, дэд ажлыг хариуцаж байгаа өөр өөр алба, нэгжийн ажилтнуудын гүйцэтгэлээс, бусад гадны хүчин зүйлсүүдээс нэг томоохон зорилгын үр дүн хамаардаг. Энэхүү зорилгодоо хүрч байгаа эсэхийг KPI-г тогтмол хэмжиж, тайлагнах замаар мэдэх боломжтой. Харин тухайн процесст оролцсон ажилтнуудын гүйцэтгэлийн үнэлгээг өөр өөрийн хариуцсан ажлаа хир хийсэн бэ гэдгээс хамаарч гүйцэтгэлийн үнэлгээний аргаар дүгнэдэг.

KPI-г үйл ажиллагааны туршид (процессын явцад) хэмжиж, тайлагнаж байх шаардлагатай. Ажилтны гүйцэтгэлийг тодорхой ажлыг гүйцэтгэж дууссаны дараа, тухайн үр дүн (гарц) бий болоход ажилтан ямар хувь нэмэр оруулсан бэ гэдгийг ажилтан тус бүрээр үнэлдэг. 

KPI-г үйл ажиллагааны туршид тодорхой хугацааны давтамжтайгаар хэмжиж, тайлагнах замаар ажлын үр дүн ямар байгааг хянах, тоон мэдээлэл дээр тулгуурлаж, шийдвэр гаргахад ашигладаг. 

Тухайлбал, 103 яаралтай тусламжийн төвийн KPI жишээн дээр авч үзье. 

Үйл ажиллагааны явуулах тодорхой хугацааны туршид (7 хоног, сар, улирал, жил гэх мэт) 103 төв нь KPI-г хэмжиж, тайлагнаснаар доорхи асуултуудад хариулт авах боломжтой болно. Үүнд: 

1. Бид дуудлага хүлээн авснаас хойш хэдий хугацааны дараа яаралтай тусламжийг үзүүлж байна вэ? 
2. Ямар хүчин зүйл дээрхи хугацаанд хамгийн их нөлөөлж байна вэ? Яаж бид энэ хугацааг бууруулж чадах вэ? 
3. Нэг эмч сард дунджаар хэдэн яаралтай тусламж үзүүлдэг вэ? Яаралтай тусламжийн дуудлагын тоо хэд байна вэ? Эмчийн хүрэлцээ хангалттай байна уу? 
4. Ямар төрлийн дуудлага хамгийн их ирж байна вэ? Яаралтай тусламжийн дуудлагын тоо өссөөр байна уу? Эсвэл буурч байна уу?

Дээрхи жишээнээс үзэхэд KPI-г тогтмол хэмжиж, тайлагнаж, хянаснаар ажлын үр дүнг сайжруулахад шаардлагатай шийдвэрүүдийг гаргах боломжтой. 

Харин гүйцэтгэлийн үнэлгээг тухайн нэг зорилтот ажлыг хийж гүйцэтгэхэд оролцсон ажилтнууд өөр өөрийн үүрэгт ажлаа хир сайн/муу хийсэн бэ гэдгийг дүгнэх зорилгоор хийдэг. Дахин 103 төвийн жишээн дээр авч үзье. 103 төвийн ажилтнууд үүрэгт ажлаа хир хийсэн бэ гэдгийг доорхи асуултуудад хариулах замаар гүйцэтгэлийн үнэлгээг ажилтан тус бүрээр тодорхойлдог. Үүнд: 

1. Жолооч та оновчтой маршрутаар явж, богино хугацаанд яаралтай тусламж үзүүлэх байршил дээр очиж чадсан уу? 
2. Дуудлагын төвийн ажилтан та дуудлага бүрт хариу өгч, иргэдэд шаардлагатай мэдээллийг богино хугацаанд өгч чадсан уу? 
3. Дуудлагын төвийн ажилтан та яаралтай тусламж үзүүлэх иргэдийн байршлын хаягийг тодорхой авч, яаралтай тусламжийн эмчийг хэрэгцээтэй мэдээллээр нь богино хугацаанд хангаж чадсан уу? 
4. Яаралтай тусламжийн эмч таны үзүүлсэн тусламж иргэдийн эрүүл мэнд, амь насыг аврахад хувь нэмэр оруулж чадсан уу? гэх мэт… 

Товчхондоо, KPI-г хэмжиж, тайлагнах үйл явц тухайн нэг процессын туршид давтамжтайгаар үргэлжилдэг. Харин гүйцэтгэлийн үнэлгээ нь нэг ажил хийгдээд дууссаны дараа, тэр ажлын үр дүнд хүрэхэд ажилтан ямар хувь нэмэр оруулж ажилласан бэ гэдгийг дүгнэхэд чиглэдэг.