Олон улсад тэргүүлэгч бүхий л байгууллагууд мөн л адил хянах самбар (dashboard, scorecard) дээрхи KPI-уудаа харж, байгууллагаа амжилтын зүг рүү жолоодсон байдаг. Эндээс KPI нь шийдвэр гаргах, зөв удирдан чиглүүлэх, асуудал үүсэхээс урьдчилан сэргийлэх, зорилгодоо хүрэх, суралцахад ашиглагддаг гэж үзэж болно. Энэ талаар дэлгэрүүлж авч үзье.
KPI-д үндэслэж шийдвэр гаргах:
Менежментийн уламжлалт арга барилд аливаа тоон мэдээллийг тайлан мэдээ өгөхөд ашигладаг байсан. Харин сүүлийн жилүүдэд олон улсын байгууллагууд гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтүүд буюу чухал тоон мэдээллүүддээ тулгуурлан, илүү оновчтой шийдвэр гаргахыг зорих болсон. Жишээлбэл, хэдэн үйлчлүүлэгч манай байгууллагаар үйлчлүүлдэг вэ? манай борлуулалтын орлого өсч байна уу? ямар бүтээгдэхүүн үйлчилгээ илүү их ашиг авчирч байна вэ? Ажилтнуудын маань гүйцэтгэл ямар байна вэ? тэд ажиллахдаа сэтгэл хангалуун байна уу? гэх мэтчилэн бизнест чухал нөлөөтэй асуултуудад хэн нэгний үзэл бодлоор биш бодит тоон үзүүлэлтээр хариулж, үр дүнг үнэлж, дүгнэн, бизнесийн чухал шийдвэрүүдээ гаргах болсон.
KPI-д үндэслэж зөв удирдан чиглүүлэх
“Өндөр бүтээмжтэй хүний 7 дадал” номонд хүн өндөр бүтээмжтэй ажиллахын тулд юунд хүрэхийг хүсч байгаагаа эхлээд сайтар тодорхойлж, төлөвлөсөн байхыг зөвлөсөн байсан. Гэтэл бодит амьдрал дээр байгууллагын ажилтнууд өөр өөр үзэл бодол, мэдлэг ур чадвар, туршлагатай хүмүүсээс бүрдсэн байдаг. Улмаар өөрсдийн үзэл бодол, мэдлэг ур чадвар, ажил амьдралын туршлагадаа тулгуурлаж, харилцан адилгүй үр дүнг төсөөлж, харилцан адилгүй гүйцэтгэлтэй ажилладаг. Тэгвэл тэднийг нэг чиглэлд оруулж, нэгтгэхэд KPI тусалдаг байна. Учир нь ажлын гүйцэтгэлийг хэмжиж, тоон үзүүлэлтүүдээр төлөвлөж, тайлагнах үед ажилтнуудын хүчин чармайлт, анхаарал нь хэмжиж буй үзүүлэлт рүү чиглэдэг.
KPI-г тогтмол хэмжиж тайлагнаснаар асуудал хурцадахаас урьдчилан сэргийлэх:
Гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтүүдээ тогтмол хэмжснээр тухайн гүйцэтгэл сайжирч байна уу эсвэл муудаж байна уу гэдгийг мэдэх боломжтой. Гүйцэтгэл муудаж байгааг мэдвэл асуудал хурцадахаас өмнө урьдчилан гүйцэтгэлийг сайжруулахад чиглэсэн ажлууд хийж болно. Тухайлбал, даралт өндөртэй хүмүүс өөрсдийн даралтаа өдөр тутам үздэг. Хэрэв даралт нь өндөр байвал даралтны эм ууж, цус харвахаас урьдчилан сэргийлдэг. Үүнтэй адил, байгууллагууд KPI уудаа тогтмол хэмжиж, тайлагнаснаар үйл ажиллагааны доголдол үүсэхээс урьдчилан сэргийлэх боломжтой юм.